Query adalah semacam kemampuan untuk menampilkan suatu data dari database dimana mengambil dari table-tabel yang ada di database, namun tabel tersebut tidak semua ditampilkan sesuai dengan yang kita inginkan.

data apa yang ingin kita tampilkan, misal : data peminjam dengan buku yang dipinjam, maka nanti akan mengambil data dari table peminjam dan tabel buku.

Mengolah Query dapat berarti banyak hal, yaitu mengurutkan data, menyaring data dan mengolahnya dengan rumus matematika sederhana atau menggunakan fungsi-fungsi tertentu seperti pada Ms. Excel.

Langkah pertama dan terpenting dalam mengolah Query adalah siapkan Query.

A. Menambah Field pada Query dengan Formula

      Menambah field baru pada Query dapat menggunakan formula matematika sederhana seperti penjumlahan (+), pengurangan (-), perkalian (*) dan pembagian (/). Formula matematika ini hanya dapat diaplikasikan pada field yang memiliki record bertipe Number dan Currency. Selain formula matematika, menambah field baru juga dapat menggunakan tanda "&" apabila ingin menggabungkan field dengan tipe data yang berbeda dalam satu field.

Contoh:  Menambah field TOTAL dengan rumus matematika.

Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut.

1.              Bukalah jendela Query Expression Builder (QEB) seperti gambar di bawah ini.

2.             Kemudian ketiklah rumus TOTAL : [BANYAK BARANG]*[HARGA]. Rumus ini memiliki arti bahwa TOTAL adalah hasil perkalian dari BANYAK BARANG dengan HARGA.

3.             Klik OK dan centang pada baris Show, kemudia klik Run. Maka Query akan memiliki tambahan satu field bernama TOTAL.

Penting:

·                     Ketika diklik Run namun field baru yang terbentuk memiliki record ######, perlebar kolom dengan menariknya ke arah kanan.

·                     Setiap field yang akan diformulasikan, nama field harus diberi tanda [...]

B. Fungsi Logika dengan Menggunakan Operator Relasi 

       Fungsi logika memiliki peran menentukan pemecahan masalah yang keputusannya telah di atur melalui ekspresi logika dan diolah dengan operator relasi. Ekspresi logika jika disederhanakan dalam bentuk bahasa dapat berupa kalilmat  Jika ..., maka ... .

Fungsi logika memiliki beberapa operator relasi yang sering digunakan, antara lain.

   =    : Sama dengan

   <    : Lebih kecil

   >    : Lebih besar

   <=  : Lebih kecil atau sama dengan

   >=  : Lebih besar atau sama dengan

   <>  : Tidak sama dengan

Fungsi Logika dengan menggunakan Operator Relasi dapat dibagi menjadi dua, yaitu Fungsi Logika IIF Tunggal dan Fungsi Logika IIF Majemuk.

1. Fungsi Logika IIF Tunggal

Fungsi Logika IIF Tunggal berfungsi untuk menyelesaikan satu ekspresi logika dengan beberapa keputusan. Bentuk umum fungsi logika IIF Tunggal adalah:

IIF(Ekspresi logika,Keputusan1,Keputusan2)

Artinya, jika Ekspresi logika dinyatakan benar maka Keputusan1 akan dilaksanakan sedangkan jika Ekpresi logika Salah maka Keputusan2 yang akan dilaksanakan.

Contoh Kasus: Pembeli akan mendapatkan Diskon 10% apabila Total pembelian lebih besar atau sama dengan Rp2000.000.  (Dalam ekspresi logika ini, otomatis pembeli yang total pembeliannya kurang dari Rp2.000.000 tidak akan mendapat diskon)

Dalam Ms. Access, rumusnya dapat dituliskan sebagai berikut:

DISKON : IIF([TOTAL]>=2000000;0,01;0)*TOTAL

 Setelah diklik OK, Show dicentang, dan Run, hasilnya akan tampak seperti di bawah ini.

Catatan:

Rumus diketik pada jendela QBE untuk membentuk field baru. 

2. Fungsi Logika IIF Majemuk

Fungsi logika IIF Majemuk merupakan gabungan dari Fungsi IIF Tunggal. Fungsi Logika IIF Majemuk digunakan pada beberapa Ekspresi logika dengan beberapa Keputusan. Bentuk umum dari Fungsi Logika IIF Majemuk adalah sebagai berikut.

IIF(Ekspresi logika1,Keputusan1),IIF(Ekspresi logika2,Keputusan2),...,IIF(Ekspresi logika-n,Keputusan-xn,Keputusan-yn)

Contoh Kasus:

Pembeli akan mendapat Diskon Tambahan,

5% jika membayar dengan cara Tunai

3% jika dengan cara COD

dan 1% jika dengan cara Kredit.

Dalam Ms. Access rumusnya dapat ditulis sebagai berikut:

DISKON TAMBAHAN: IIf([CARA PEMBAYARAN]="Tunai";0,05;IIf([CARA PEMBAYARAN]="COD";0,03;0,01))*[TOTAL]

 Setelah diklik OK, Show dicentang, dan Run, hasilnya akan tampak seperti di bawah ini.

Catatan:

Rumus diketik pada jendela QBE untuk membentuk field baru. 

C. Fungsi Logika dengan Menggunakan Operator Logika

          Selain pengujian fungsi-fungsi logika dengan menggunakan operator relasi, operator logika juga dapat dimanfaatkan dalam menentukan pemechaan masalah atau keputusan. Operator ini akan menentukan hubungan antara elemen-elemen yang akan diuji.

1. Fungsi Logika And

Fungsi Logika And merupakan Fungsi IIF yang memiliki sepasang pernyataan logika yang dihubungkan dengan kata "And". Ekspresi logika dikatakan memenuhi persyaratan benar apabila memenuhi kebenaran kedua ekspresi logika.

Contoh Kasus: Pembeli yang membeli barang lebih banyak atau sama dengan 9 pcs dan membayar dengan cara Tunai maka akan mendapat bonus Voucher Treatment Gym.

(Berdsarkan pernyataan ini, maka pembeli yang membeli barang kurang dari 9 pcs dan tidak dengan tunai maka tidak akan mendapat bonus)

Dalam Ms. Access, rumusnya dapat dituliskan sebagai berikut

BONUS: IIf([BANYAK BARANG]>=9 And [CARA PEMBAYARAN]="Tunai";"Voucher Gym";"Tidak Ada Bonus")

Setelah diklik OK, Show dicentang, dan Run, hasilnya akan tampak seperti di bawah ini.

Catatan:

Rumus diketik pada jendela QBE untuk membentuk field baru. 

2. Fungsi Logika Or

Fungsi Logika Or merupakan Fungsi IIF yang memiliki sepasang pernyataan logika yang dihubungkan dengan kata "Or". Ekspresi logika dikatakan memenuhi persyaratan benar apabila dapat memenuhi kebenaran salah satu ekspresi logika.

Contoh Kasus: Pembeli yang total pembayarannya lebih besar atau sama dengan Rp2.500.000 atau Mendapatkan bonus Voucher Treatment Gym akan Mendapatkan Kartu Member.

(Berdasarkan pernyataan ini, pembeli yang total pembayarannya lebih besar atau sama dengan Rp2.500.000 meskipun tidak mendapatkan bonus voucher treatment gym akan mendapatkan kartu member. Begitu pula sebaliknya, pembeli yang mendapatkan bonus voucher treatment gym akan mendapatkan kartu member meskipun total pembayarannya tidak lebih besar atau sama dengan Rp2.500.000)

Sebelum memasukkan Rumus Fungsi Or, Lengkapi Query dengan field baru yang rumusnya adalah sebagai berikut.

TOTAL BAYAR: [TOTAL]-([DISKON]+[DISKON TAMBAHAN])

Akan muncul field TOTAL BAYAR yang akan digunakan dalam Fungsi Logika Or.

Masukkan Rumus Fungsi Logika Or sebagai berikut

KARTU MEMBER: IIf([TOTAL BAYAR]>=2500000 Or [BONUS]="Voucher Treatment Gym";"Mendapat Kartu Member";"Tidak Mendapat Kartu Member") 

Setelah diklik OK, Show dicentang, dan Run, hasilnya akan tampak seperti di bawah ini.

 Catatan:

Rumus diketik pada jendela QBE untuk membentuk field baru. 

D. FUNGSI STRING

        Fungsi String atau biasanya disebut Fungsi Karakter merupakan fungsi yang dapat digunakan untuk mengolah data yang berjenis karakter. Karakter dapat berupa huruf, angka, gabungan huruf dan angka maupun beberapa karakter khusus lainnya.

Pada umumnya, Fungsi String digunakan untuk melengkapi fungsi lain seperti fungsi logika. Dalam penulisan formula yang berjenis teks, penulisannya harus diapit dengan "...". Fungsi String yang sering digunakan antara lain yaitu Fungsi Left, Mid dan Right.

Sebelum mengaplikasikan Fungsi String, buatlah Query dengan nama FAKTUR berikut ini.

1. Fungsi Left
Fungsi Left berguna untuk mengambil beberapa data berjenis teks dari sebelah kiri sebanyak karakter yang diinginkan.

Bentuk umum Fungsi Left adalah,

LEFT([Nama Field],Jumlah Karakter yang Diinginkan)

2. Fungsi Mid
Funsgi Mid digunakan untuk mengambil beberapa data berjenis teks dari kedudukan tertentu sebanyak yang diinginkan.
Bentuk umum Fungsi Mid adalah,

MID([Nama Field],KedudukanMulaiKarakter,Jumlah Karakter yang Dinginkan)

3. Fungsi Right

Fungsi Right berguna untuk mengambil beberapa data berjenis teks dari sebelah kiri sebanyak karakter yang diinginkan.

Bentuk umum Fungsi Right adalah,

RIGHT([Nama Field],Jumlah Karakter yang Diinginkan)

Contoh kasus:
Pengusaha Kosmetik ingin membuat NOMOR FAKTUR dengan ketentuan sebagai berikut;
   - Digit ke 1 menggunakan NO (No Urut)
   - Digit ke 2-4 menggunakan 3 karakter awal dari NAMA PEMBELI
   - Digit ke 5-6 menggunakan karakter ke 4 dan 5 dari KODE
   - Digit ke 7-9 menggunakan 3 karakter terakhir dari CARA PEMBAYARAN


Langkah-langkah membuat NOMOR FAKTUR tersebut adalah,

1. Masukkan Field baru pada jendela QEB  milik Query FAKTUR dengan menggunakan Fungsi Left berikut,

KODE 1: Left([NAMA PEMBELI],3)

2.  Klik OK, Show dicentang, dan Run, hasilnya akan tampak seperti di bawah ini.

Pada Field KODE 1 akan berisi data 3 karakter awal field NAMA PEMBELI.

3. Masukkan lagi Field baru pada jendela QEB dengan Fungsi Mid berikut ini. 

 KODE 2: Mid([KODE],4,2)

4.  Klik OK, Show dicentang, dan Run, hasilnya akan tampak seperti di bawah ini.
 Pada Field KODE 2 akan berisi data karakter ke 4-5 (2 karakter) dari field KODE.

5.  Masukkan lagi Field baru pada jendela QEB dengan Fungsi Right berikut ini.   

KODE 3: Right([CARA PEMBAYARAN],3) 

 6. Klik OK, Show dicentang, dan Run, hasilnya akan tampak seperti di bawah ini.
 Pada Field KODE 3 berisi data 3 (tiga) karakter terakhir field CARA PEMBAYARAN.

7. Kemudian, untuk membuat field NOMOR FAKTUR --gabungkan field NO, KODE 1, KODE 2, dan KODE 3, masukkan Formula berikut pada jendela QEB.

 NOMOR FAKTUR: [NO] & ([KODE 1]+[KODE 2]+[KODE 3])

8. Klik OK, Show dicentang, dan Run, hasilnya akan tampak seperti di bawah ini.

 Pada Field NOMOR FAKTUR akan berisi gabungan dari field NO, KODE 1, KODE 2 dan KODE 3.

 Catatan :

& berfungsi untuk menggabungkan dua field yang memiliki tipe data berbeda menjadi satu field.

E. KOMBINASI FUNGSI STRING DENGAN FUNGSI IIF

Kombinasi Fungsi String (Left, Mid, Right) dengan Fungsi IIF dapat dicontohkan dengan langkah-langkah sebagai berikut.

1. Buatlah Query dengan nama PRODUK TERJUAL.

Query ini hanya berisi satu buah Field yaitu KODE.

2. Tambahkan field-field baru dengan ketentuan sebagai berikut,

·     Field DETAIL PRODUK pada kolom ke dua dengan ketentuan data diambil dari 2 karakter awal KODE, jika:

   KODE = AD, maka Detail Merk = Adidas

   KODE = AU, maka Detail Merk = Aurora

   KODE = NI, maka Detail Merk  = Nike

   KODE = NL, maka Detail Merk = Nike Legend

   KODE = NT, maka Detail Merk = Nike Tech

   KODE = PU, maka Detail Merk = Puma

  Selain KODE tersebut di atas, maka Detail Merk = Tiger

·       Field DETAIL BARANG pada kolom ke tiga dengan ketentuan data diambil dari karakter ke 4 dan 5KODE, jika:

   KODE = TS, maka Detail Barang = T-Shirt

   KODE = PS, maka Detail Barang = Pants Sports

   KODE = SK, maka Detail Barang = Skirt

  Selain kode tersebut di atas, maka Detail Barang = Training

·       Field IMPOR pada kolom ke empat dengan ketentuan data diambil dari 2 karakter terakhir KODE, jika:

   KODE = 01, maka Impor = Chinesse

   KODE = 02, maka Impor = France

   KODE = 03, maka Impor = Netherland

   Selain KODE tersebut di atas, maka Impor = Germany

3. Ketiklah rumus-rumus berikut pada jendela QEB,

Pertama rumus untuk fjield DETAIL MERK,

DETAIL MERK: IIf(Left([KODE];2)="AD";"Adidas";IIf(Left([KODE];2)="AU";"Aurora";IIf(Left([KODE];2)="NI";"Nike";IIf(Left([KODE];2)="NL";"Nike Legend";IIf(Left([KODE];2)="NT";"Nike Tech";IIf(Left([KODE];2)="PU";"Puma";"TI"))))))

Kedua, rumus untuk field DETAIL BARANG,

DETAIL BARANG: IIf(Mid([KODE];4;2)="TS";"T-Shirt";IIf(Mid([KODE];4;2)="PS";"Pants Sports ";IIf(Mid([KODE];4;2)="SK";"Skirt";"Training")))

Ketiga, rumus untuk field IMPOR,

IMPOR: IIf(Right([KODE];2)="01";"Chinesse";IIf(Right([KODE];2)="02";"France";IIf(Right([KODE];2)="03";"Netherland";"Germany")))

4. Klik OK, Show dicentang, dan Run, hasilnya akan tampak seperti di bawah ini.

=========================================================================
Itulah cara-cara mengolah Query dengan Formula dan Fungsi yang dapat membantu memudahkan pengolahan database.
Semoga bermanfaat..

Good Luck.. :D