OTOMATISASI KANTOR

Dalam perkantoran, Otomatisasi adalah suatu sistem perkantoran yang secara formal dan informal yang berhubungan dengan media komunikasi antar individu dalam perusahaan atau luar perusahaan . Dengan adanya otomatisasi ini sangat membantu antar individu dalam hal berkomunikasi .

Kategori si pemakai OA:

1. Manajer:    adalah orang yang berwenang dalam mengatur segala sesuatu yang ada di dalam perusahaan    ataupun institusi. ia juga bertanggung jawab penuh dalam pekerjaannya sehingga apabila terdapat kesalahan dialah yang akan menanggung segala resikonya

2. Sekretaris: suatu profesi seseorang yang melaksanakan tugasnya dalam ketatausahaan dan membantu pekerjaan seorang pimpinan dalam mengatur perusahaan

3. Professional: orang yang mampu menyumbangkan keilmuannya dalam membantu tugas yang ada di perkantoran. serta mampu memecahkan permasalahan yang terjadi di dalam perkantoran tersebut.

4. pegawai admin: tugas dari profesi ini adalah membantu pekerjaan seorang sekretaris seperti memfotocopi, membetulkan mesin-mesin perkantoran maupun melayani customer

KONSEP-KONSEP (OK) Otomatisasi Kantor: 
      ·         Proses yang terjadi diperkantoran seperti halnya proses manufaktur selalu mengarah ke otomatisasi

·         OK berevolusi dari aplikasi-aplikasi yang terpisah dan tanpa rencana menuju aplikasi yang terencana dan terpadu.

·         OK memudahkan penerimaan dan pengiriman informasi

·         OK memberikan keuntungan lebih besar melalui pengambilan keputusan yang lebih baik

·         OK sebagai pelengkap bagi metode komunikasi tradisional bukan sebagai pengganti

Berikut adalah gambar OA

Keterangan Gambar

1)      Karena OA tidak memiliki mengelola data, penggunaan database dibatasi pada isi informasi.

2)      Informasi berfungsi sebagai input bagi aplikasi OA berbasis komputer

3)      Pemecah masalah lain berada ditengah-tengah garis yg memisahkan perusahaan dengan lingkungan.

4)      Model ini juga mencerminkan penggunaan aplikasi OA berbasis non-komputer seerti konferensi video dan audio

v  Otomatisasi perkantoran mempunyai beberapa tujuan yaitu :Penggabungan penerapan tekonologi,Memperbaiki proses pelaksanaan pekerjaan di kantor,meningkatkan produktifitas dan efektivitas pekerjaan,pendapatan yang lebih tinggi dengan biaya yang lebih murah,cara otomatisasi kantor berkontribusi pada komunikasi ke dan dari manajer membuatnya sangat cocok diterapkan untuk memecahkan masalah.

Personal PC Personal Computer adalah seperangkat komputer yang digunakan oleh satu orang saja / pribadi. Biasanya komputer ini adanya dilingkungan rumah, kantor, toko, dan dimana saja karena harga PC sudah relatif terjangkau dan banyak macamnya. Fungsi utama dari PC adalah untuk mengolah data input dan menghasilkan output berupa data/informasi sesuai dengan keinginan user (pengguna). . Elemen-elemen tersebut adalah :

1.    Hardware (perangkat keras)Hardware adalah sekumpulan komponen perangakat keras komputer yang secara fisik bisa dilihat, diraba, dirasakan. Software (Perangkat Lunak)

2.    Software ( perangkat lunak ) Software adalah program yang berisi instruksi/perintah sebagai pelantara yang menghubungkan (menjembatani) antara hardware dan brainware (perangkat manusia) sehingga dapat menghasilkan informasi yang diinginkan brainware.   

3.    Brainware (Perangkat Manusia/pengguna/user) .Brainware adalah perangkat yang mengoperasikan dan menjalankan perangkat lunak yang ada didalam komputer.

ü  Email adalah suatu media untuk berkomunikasi dengan antar invidu seperti surat menyurat tetapi elektronik . Dengan adanya email dapat mempermudah dalam mengiris sesuatu seperti tugs , hal hal penting lainnya dan mempercepat proses pekerjaan dalam perkantoran .

ü   Teleconference atau telekonferensi atau teleseminar adalah komunikasi langsung di antara beberapa orang yang biasanya dalam jarak jauh atau tidak dalam satu ruangan dan dihubungkan oleh suatu sistem telekomunikasi.

ü  Macam macam aplikasi Otomatisasi perkantoran : Word processing , electronic mail , voice mail , electronic calendaring , audio conferencing video conferencing, computer conferencingfacsimile transmission, video text,image storage and retrieval , desktop publishing .

ü   Manfaat dari OA sendiri yaitu : Otomatisasi perkantoran merupakan hubungan dari berbagai komponen dalam menangani informasi; mulai dari input hingga distribusi dengan memanfaatkan bantuan teknologi secara optimal dan campur tangan manusia secara minimal. Manfaat yang diperoleh perusahaan dalam pemanfaatkan sistem otomatisasi perkantoran :

1.  Menyelesaikan pekerjaan kantor dengan lebih cepat

2.  Mengurangi kebutuhan akan staf dalam jumlah besar

3.  Memerlukan sedikit tempat menyimpan data

4.  Beberapa orang dapat memperbarui data secara bersamaan dalam hal perubahan jadwal

Referensi :

Alimatussaumi, Maghfira. 2012. Perkembangan IT Terbaru. (http://meghfira-alimatus.blogspot.com/2012/05/perkembangan-it-terbaru.html, diakses 24 Maret 2015)

Bhavati, Anugerah. 2014. Pengertian Otomatisasi Perkantoran.

(http://anugerahdino.blogspot.com/2014/10/pengertian-otomatisasi-perkantoran.html, diakses 22 Maret 2015)

Tasha, Diana. 2014. Otomatisasi Perkantoran. (http://tashamanagement.blogspot.com/2014/11/otomatisasi-perkantoran.html, diakses 22 Maret 2015)

Alat Komunikasi Kantor

         Dengan perkembangan zaman dan kemajuan teknologi, saat ini komunikasi dalam kantor lebih banyak menggunakan peralatan atau mesin komunikasi. Penggunaan peralatan atau mesin komunikasi akan membuat komunikasi berlangsung lebih cepat dan efisien. Peralatan atau mesin-mesin komunikasi yang ada dalam kantor inilah yang disebut dengan pesawat kantor. Jadi, pesawat kantor adalah semua mesin komunikasi yang berfungsi sebagai alat untuk mengadakan komunikasi, baik di lingkungan internal maupun dengan lingkungan eksternal perusahaan. Berikut adalah beberapa alat komunikasi yang sering terdapat di kantor.

1. Interkom

Interkom (dalam bahasa Inggris: Intercom) merupakan kepanjangan dari intercommunication device atau peralatan komunikasi internal. Interkom merupakan sebuah sistem komunikasi elektronik yang ditujukan untuk pembicaraan, pengumuman, atau proses komunikasi yang terbatas. Interkom sering disebut juga interphone atau intertelepon. Interkom tersambung melalui kabel yang disebut kabel Beudrat. Kabel ini berfungsi untuk menyalurkan suara dari pesawat interkom yang satu ke pesawat interkom lainnya.

Interkom bisa digabungkan dengan alat komunikasi lainnya seperti telepon, telepon genggam, walkie-talkie atau sejenis alat yang sistemnya serupa memiliki hubungan dengan listrik. Interkom juga dapat berupa perpaduan mikrofon, dan sebuah papan pengawas. Orang-orang yang bekerja langsung di lapangan biasanya menggunakan alat untuk berkomuniksai satu sama lain. Alat ini dikenal dengan nama handy talkie (HT) yang didalamnya terdapat interkom.

2. Telepon

Telepon merupakan alat komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan pesansuara (terutama pesan yang berbentuk percakapan). Kebanyakan telepon beroperasi dengan menggunakan transmisi sinyal listrik dalam jaringan telepon sehingga memungkinkan pengguna telepon untuk berkomunikasi dengan pengguna lainnya.

Macam-macam pesawat telepon, antara lain:

a.  Pesawat tunggal yaitu pesawat yang biasanya digunakan di rumah-rumah.

b. PMBX (Private Manual Brand Xchange) yaitu pesawat telepon yang pengoperasiannya melalui operator/

c. PABX (Private Automatic Brand Xchange) yaitu pesawat telepon yang pengoperasiannya secara langsung atau tanpa melalui operator.

3. Telepon Genggam (Handphone)

Telepon genggam (telgam) atau telepon seluler (ponsel) atau handphone (HP) adalah perangkat telekomunikasi elektronik yang mempunyai kemampuan dasar yang sama dengan telepon konvensional saluran tetap, namun dapat dibawa ke mana-mana (portabel/mobile) dan tidak perlu disambungkan dengan jaringan telepon menggunakan kabel (nirkabel/wireless). Saat ini, Indonesia mempunyai dua jaringan telepon nirkabel yaitu sistem GSM (Global System for Mobile Telecommunications) dan sistem CDMA (Code Division Multiple Access). Badan yang mengatur telekomunikasi seluler Indonesia adalah Asosiasi Telekomunikasi Seluler Indonesia (ATSI).

4. Switch Board

Alat komunikasi yang terdiri atas papan panel yang lebar, di dalamnya terdapat sakelar-sakelar dan instrument lainnya yang berfungsi untuk menyampaikan isyarat dari tempat yang satu ke tempat yang lain.

5. Pengeras Suara Telepon (Loudspeaking Thelepone)

Alat ini digunakan untuk memperbesar volume suara telepon. Keuntungan yang diperoleh dengan alat ini yaitu:

a.  Meningkatkan kemampuan kerja

b.  Meningkatkan efesiensi kerja

c.  Menerima telepon tanpa harus meninggalkan pekerjaan yang ada.

6. Mesin Penjawab Telepon (Answering Machine)

Sebuah alat yang diintegrasikan ke sebuah telepon. Jika telepon tak menjawab setelah berbunyi beberapa kali, mesin penjawab telepon akan mengirim pesan kepada penelepon. Penelepon dapat meninggalkan pesan (setelah suara tit). Mesin penjawab telepon berbeda dengan voicemail yang berpoko pada jaringan. Mesin penjawab telepon dapat dipasang di rumah atau dikantor.

Awalnya, mesin penjawab telepon menggunakan tape (versi kaset audio yang lebih kecil). Sekarang, sebagian besar sistem menggunakan RAM untuk menyimpan pesan dan teks prarekam. Banyak sistem yang memungkinkan mendengarkan pesan yang ditinggalkan dengan bersuara di mesin penjawab. Mesin penjawab juga memiliki sistem penghemat harga: jika tiada pesan, bunyi telepon akan lebih sedikit.

7. Mesin Dikte (Dictaphone)

Mesin dikte  adalah mesin perekam atau pencatat suara yang hasil dari rekaman tersebut dapat diulang kembali sehingga apa yang dibicarakan menjadi lebih jelas. Nama lain dari mesin dikte adalah mesin imla dan mesin ini terdiri dari dua jenis mesin yaitu dictating machine sebagai unit perekam dan transcribing sebagai unit pelatihan.

Mesin dikte atau diktafon adalah mesin kantor yang memiliki kegunaan untuk merekam atau mencatat suara dari yang diktekan oleh seseorang di dalam ruangan baik itu oleh pejabat maupun manajer yang kemudian hasil rekaman itu diulang kembali (playback) secara perlahan, sehingga bisa dicatat oleh pegawai  lainnya yaitu bawahannya atau sekretaris.

8. Teleks

Jaringan Teleks adalah jaringan teleprinter mirip dengan jaringan telepon yang berfungsi mengirim pesan berbasis teks. Jaringan ini menyediakan media umum pertama untuk komunikasi data internasional dengan menggunakan teknik sinyal standar dan kriteria operasi yang ditetapkan oleh International Telecommunication Union.

9. Faksimile

Faksimile atau biasa dikenal dengan faks, berasal dari kata 'fac simile' (make similar) dalam bahasa latin, yang artinya membuat salinan yang sama dengan aslinya. Dalam bidang yang lain, mesin faksimile juga dapat disebut telecopier. Mesin faks adalah peralatan komunikasi yang digunakan untuk mengirimkan dokumen dengan menggunakan suatu perangkat yang mampu beroperasi melalui jaringan telepon dengan hasil yang serupa dengan aslinya.

Sedangkan Menurut A.G. Pringgodigdo, mesin faksimile adalah sistem transmisi tanpa kawat untuk gambar-gambar dan grafik-grafik dengan cara mengatur sinar cahaya dan foto elektrik sel serta mengubah bagian gelap dan terang dari suatu bahan sehingga dapat dipancarkan dalam suara, lalu pesawat penerima akan mengubahnya kembali seperti aslinya kepada kertas yang telah diolah secara ilmiah. Selain mengirimkan dokumen, mesin faks juga mampu menghantarkan citra foto dengan fasilitas half tone. Mesin faks biasanya terdiri dari modem, mesin fotokopi, alat pemindai gambar, dan alat pencetak data (printer).

10. Internet

Internet (kependekan dari interconnection-networking) adalah seluruh jaringan komputer yang saling terhubung menggunakan standar sistem global Transmission Control Protocol/Internet Protocol Suite (TCP/IP) sebagai protokol pertukaran paket (packet switching communication protocol) untuk melayani miliaran pengguna di seluruh dunia. Rangkaian internet yang terbesar dinamakan Internet. Cara menghubungkan rangkaian dengan kaidah ini dinamakan internetworking ("antarjaringan").

Internet memungkinkan adanya servis terkini (Real-time service), seperti web radio, dan webcast, yang dapat diakses di seluruh dunia. Selain itu melalui Internet dimungkinkan untuk berkomunikasi secara langsung antara dua pengguna atau lebih melalui program pengirim pesan instan seperti Camfrog, Pidgin (Gaim),  Trilian,  Kopete,  Yahoo! Messenger,  MSN Messenger Windows Live Messenger,  Twitter, Facebook dan lain sebagainya.

11. Handy Talkie/Walkie Talkie

Walkie talkie adalah sebuah alat komunikasi genggam yang dapat mengkomunikasikan dua orang atau lebih dengan menggunakan gelombang radio. Kebanyakan walkie talkie digunakan untuk melakukan kedua fungsinya yaitu berbicara ataupun mendengar. Walkie Talkie dikenal dengan sebutan Two Way Radio ataupun radio dua arah, yang dapat melakukan pembicaraan dua arah, berbicara dan mendengar lawan bicara secara bergantian. Walkie talkie dapat digunakan dalam jarak 0,5 Km sampai dengan 2,5 Km tanpa menggunakan biaya pulsa seperti menelpon. Walkie talkie merupakan transceiver, yang dikarenakan ia memiliki two way radios tersebut, alat ini memiliki radio transmitter dan sinyal penerima komunikasi radio.

REFERENSI

Marsiya, Nita. 2013. Materi Menggunakan Peralatan Kantor. http://nitamarsiyablog.blogspot.com/p/materi-menggunakan-peralatan-kantor.html. Dikses 4 Maret 2015 (21.00)

Wikipedia Bahasa Indonesia. 2015. Telepon. http://id.wikipedia.org/wiki/Telepon. Diakses 4 Maret 2015 (21.00)

Planet, Atiq. 2013. Mesin Dikte. http://atiqplanet.blogspot.com/2013/02/dictafon.html. Diakses 4 Maret 2015 (21.00)

Wikipedia Bahasa Indonesia. 2013. Interkom. http://id.wikipedia.org/wiki/Interkom. Diakses 4 Maret 2015 (21.00)

Wikipedia Bahasa Indonesia. 2014. Faksimile. http://id.wikipedia.org/wiki/Faksimile. Diakses 4 Maret 2015 (21.00)

Fauziah, Syifa. 2014. Peralatan Mesin Komunikasi Kantor. http://ziahhh.blogspot.com/2014/01/peralatanmesin-komunikasi-kantor.html. Diakses 21 Maret 2015 (20.00)

Wikipedia Bahasa Indonesia. 2014. Mesin Penjawab Telepon. http://id.wikipedia.org/wiki/Mesin_penjawab_telepon. Diakses 4 Maret 2015 (21.00)

Wikipedia Bahasa Indonesia. 2014. Teleks. http://id.wikipedia.org/wiki/Teleks. Diakses 4 Maret 215 (21.00)

Wikipedia Bahasa Indonesia. 2014. Telepon Genggam. http://id.wikipedia.org/wiki/Telepon_genggam. Diakses 4 Maret 2015 (21.00)

Wikipedia Bahasa Indonesia. 2014. Walkie Talkie. http://id.wikipedia.org/wiki/Walkie_talkie. Diakses 4 Maret 2015 (21.00)

Wikipedia Bahasa Indonesia. 2015. Internet.  http://id.wikipedia.org/wiki/Internet. Diakses 4 Maret 2015 (21.00)

MESIN-MESIN ELEKTRONIK

Seringkali kita bingung dan sejenak bertanya-tanya akan mesin-mesin elektronik. Kenapa tidak? Mesin-mesin tersebut sering disamakan akan mesin-mesin listrik yang telah saya publikasikan sebelumnya. Namun anda jangan terlalu khawatir akan polemik tersebut. Karena sebentar lagi saya akan menjelaskan perbedaan beserta macam-macam dari mesin-mesin elektronik tersebut. Baik saya akan memulainya

1. Mesin Ketik Elektronik

Perbedaan antara mesin ketik Elektro-mekanis dan mesin ketik Elektronis adalah mesin listrik tidak mempunyai bagian yang bergerak (seperti roda gigi dan luas), tetapi hanya memiliki sirkuit mikro-elektronis. Bila sebuah tombol ditekan, suatu kode digital diteruskan kekepala huruf dan memerintakan apa yang harus yang dilakukan. Pada mesin ketik elektro-mekanis menggunakan bola cetak seperti bola golf. Sedangkan mesin ketik elektroniks menggunakan roda huruf yang dikenal sebagai daisy wheel.

Dalam penggunaannya, mesin yang disukai adalah mesin ketik dengan bola huruf, tetapi dalam sistem penjualan yang banyak disukai adalah mesin elektronik yang menggunakan daisy wheel. Harga pita untuk mesin dengan bola huruf lebih renda. Mesin ketik elektronik, mempunyai lebih banyak keistimewaan yang dapat meningkatakan produktifitas dan presentasi pengetikan, misalnya penngunaannya tidak berisik dan memberikan peluang untuk meningkatakan, dapat memberikan peluang untuk meningkatkan dan untuk dihubungkan dengan komputer mikro.  

Semua mesin elektronik mempunyai semacam memory.

Ada 3 jenis utamanya yaitu :

1.    Mesin yang hanya dapat mengoreksi ; mesin yang mempunyai memory kecil yang menyimpan apa yang baru saja diketik dapat dibuat dengan satu pukulan tombol yang mengangkat kesalahan ketik dan huruf yang benar menggantiaknnya. Mesin ini memiliki keistimewaan lain misalnya, spasi yang propesioanal, tetapi tidak memiliki memori yang dapat menyimpan teks untuk pengetikan ulang dan pengeditan.

2.    Mesin yang dapat menyimpan, mesin yang kerap digunakan untuk membuat surat singkat untuk diketik secara otomatis (20 karakter perdetik) dan menggabungkanya dengan teks lain. Memorinya dapat mencapai lebih dari 100 karakter.

3.    Mesin yang dapat digunakan untuk mengedit, mesin ini memiliki memori yang jauh lebih besar hingga 64.000 karakter. Teks dapat disimpan dan diedit dan memiliki peraga satu baris sekitar 30 karakter agar baris bersangkutan dapat diperiksa atau diperbaiki.

Fasilitas utama mesin ketik elektronik

a.    Koreksi pengangkatan otomatis; mesin yang memiliki memori koreksi atau mengingat karakter yang baru saja diketik. Koreksi dilakukan dengan menekan sebuah tombol untuk mundur dan secara otomatis mengingat karakter yang salah.

b.    Ada mesin yang hanya dapat mengoreksi satu baris, yang lain lagi dapat mengoreksi karakter yang tersebar pada beberapa baris. (NB mesin ketik yang dapat digunakan untuk mengedit melakukan pengeditan didalam memori mesin sehingga tidak perlu membuat koreksi pengangkatan atas apa yang telah diketik di atas kertas)

c.    Peraga baris (line display) Banyak mesin yang memiliki peraga LED (light emitting diode) yang memperlihatkan 10 hingga 40 karakter sehingga memungkinkan dilakukanya koreksi pada peraga sebelum dicetak. Kata-kata didalam memori dapat dipanggil pada peraga baris untuk pengecekan atau pengubahan.

d.    Spasi dan pitch yang profesional Jumlah karakter yang dapat diketik pada satu inci disebut pitch. Spasi yang proporsional mengubah-ubah jumlah karakter dalam satu inci sebanding dengan ukuran individualnya sehingga menghasilkan efek yang rapi.

e.    Fasilitas pengeditan. Pengeditan dasar adalah merupakan koreksi yang dibuat karakter sehingga sangat lambat bila orang lain ingin menghapus sejumlah kata. Tidak mudah untuk mengubah kata atau kalimat di dalam dokumen karena kata atau kalimat itu harus dihapus lebih dahulu dan kemudian diketik kembali. Ada pula mesin yang memiliki fasilitas mailmerge.

f.     Cetak Tebal, didapatkan terutama pada mesin “heavy duty” dan efeknya ditimbulkan dengan daisy wheel yang menghantam pita sebanyak dua kali, pukulan kedua sedikit bergeser ke samping sehingga menimbulkan efek yang jelas dan rapi.

g.    Penjajaran (justification) Margin kanan diratakan secara otomatis.

h.    Garis bawah otomatis. Sewaktu kata diketik, kata tersebut digaris bawahi secara otomatis, tidak perlu kembali ke depan kata bersangkutan dan mengetik ulang garis bawahnya.

i.      Penempatan di tengah (centering). Judul dan sebagainya dapat secara otomatis diletakkan di tengah dengan menyentuh sebuah tombol. Fungsi ini terutama ada pada mesin heavy duty.

j.      Tabulasi decimal. Kolom angka decimal dapat dibariskan secara otomatis pada titik decimal.

k.    Tombol setengah spasi. Gerakan dengan setengah spasi, jadi koreksi kesalahan ejaan dengan menyisipkan huruf yang terlewatkan dapat dilakukan.

l.      Pengumpan kertas otomatis, yaitu pengumpan otomatis lembaran kertas ke dalam posisi yang sudah ditentukan sebelumnya. Kertas pun siap untuk diketik.

m.   Tombol pengulang otomatis. Bila tombol tetap ditekan, maka karakter yang sama akan terus diketik.

n.    Penggeser mundur kereta otomatis. Setiap akli akhir baris dicapai, roda huruf secara otomatis berpindah kebaris berikutnya. Pengentikan tidak perlu dihentikan karena karakter yang diketik disimpan di dalam memori penyangga (buffer memory) pada mesin dan kemudian diketikan kereta sudah berada pada posisinya di baris berikutnya.

o.    Inden blok. Satu blok kertas atau paragraf dapat secara otomatis diinden (dimulai beberapa ketikan dari margin kiri) sehingga meningkatkan mutu penyajian.

p.    Memori formulir. Dimana tata letak formulir dapat disimpan dengan menekan sebuah tombol, posisi dapat digerakkan dengan cepat ke atas, ke bawah dan ke samping, suatu keistimewaan yang sangat berguna untuk formulir yang sudah dicetak sebelumnya.

q.    Tabulasi garis vertikal. Bila beragam terjadi dari satu posisi tabulasi ke posisi tabulasi yang lain, maka garis vertikal dapat dicetak secara otomatis. 

Pita Mesin Ketik

Sebagian besar mesin ketik menggunakan pita dari perbagai pabrik dan harga sangat bervariasi. Saat ini, kebanyakkan mesin ketik dengan bola huruf menggunakan jenis pita yang sama. Dalam memilih pita harus memeriksa harga dari penyalur yang berbeda untuk mendapatkan harga yang masuk akal. Pita kain lebih ekonomis, tetapi mutu pengetikakannya lebih rendah. 
 

Kertas Sinambung

Bila formulit rutin yang panjang, seperti faktur, harus diisi juru ketik, banyak waktu yang dihabiskan untuk menyisipkan kertas karbon dan memasang formulir ke dalam mesin. Persiapan ini dapat sangat dikurangi dengan penggunaan kertas sinambung. Alat tambahan dapat dipasang pada kereta mesin ketik untuk mengambil sejumlah formulir yang tercetak pada lembaran yang panjang yang biasanya dilipat secara zigzag. Formulir yang berurutan dengan demikian diumpankan ke dalam mesin hanya dengan memutar silinder. Bagian belakang dari aslinya dan aslinya semua kecuali salinan yang terakhir dilapisi dengan karbon atau sebuah alat tambahan yang memungkinkan lembaran kertas karbon atau pita digunakan berulang-ulang dengan menariknya ke bawah pada perangkat formulir berikutnya setelah setiap pengetikan diselesaikan. Juga dapat menggunakan kertas yang mengandung zat kimia yang menghasilkan salinan tanpa memerlukan kertas karbon.

Bagian-bagian mesin tik elektrik

1) Gandaran adalah bagian mesin tik yang berjalan diatas rel mesin, dapat digerakan. Gandaran ini terdiri dari bagian – bagian antara lain :

-       Rol : Gunanya untuk menggulung kertas dan berfungsi sebagai bantalan tuts yang dihentak dengan kondisi fleksibelbantalan rol tersebut dan sejenis karet sentetis yang tahan lama.

-       Penuntun kertas : Gunannya sebagai pedoman sisi/pinggir kertas atas pada kertas, terbuat dari logam putih atau plastik mengkilat dan dapat digeser – geser tempatnya.

-       Skala penuntun kertas : Gunanya untuk menekan dan mengetahui lebar kertas yang dipakai.

-       Penjepit kertas : Gunanya untuk nmenekan kertas agar rapat dari rol.

-       Tombol penggulung : Terletak pada ujung kanan dan kiri rol.

-       Pembebas gandaran : Terletak disebelah kiri dan kanan gandaran. Dengan menekan alat ini maka gandaran akan bebas dan mudah untuk digerakan kekanan dan kekiri.

-       Papan kertas :Letaknya disepanjang gandaran yang gunannya untuk mengetahui lebar kertas dan sebagai tempat untuk meletak kertas pada waktu dipasang kedalam mesin tik.

-        Pemegang kertas . Alat ini diperuntukan buat memegang kertas dengan tepat pada rol.

-       Kait : Terbuat dari logam mempunyai tangkai terletak disebelah kiri gandaran.

-       Mistar kertas : Terletak pada rol sepanjang gandaran dan mempunyai skala. Gunanya untuk mengukur dan mengetahui lebar kertas yang dipakai dan menepatkan titik tengah pengetikan.

-       Pembebas rol : Terletak disebelah kiri gandaran yang bentuknya hampir sama dengan pembebas kertas. Gunanya untuk membebaskan rol dan gerigi jarak baris, sehingga rol dapat diputar dengan bebas.

-       Pembebas jarak baris : Terletak diujung tombol penggulung sebelah kiri. Dalam pemakaina alat    ini ada yang ditarik keluar dan ada yang kedalam. Alat ini sifatnya hanya   membebaskan sementara.

-       Penekan segi : Alat ini terletak dibelakang kertas banyaknya dua buah. Gunanya untuk memberi batas kiri dan kanan kertas yang akan diketik.

-       Papan penghapus. Gunanya sebagai landasan untuk menghapus kesalahan.

2) Kerangka Mesin Tik : kerangka meliputi keseluruhan bagian bawah gandaran sampai kebawah gandaran sampai kebagian depan dari papan tuts. Bagian ini umumnya mempunyai tutupan yang apabila dibuka akan terlihat didalamnya dua buah spul gulungan pita mesin tulis. bagian ini terdapat alat – alat yang perlu diketahui :

-       Penuntun titik pengetikan : Gunannya alat penuntun ini ialah untuk menunjukan bahwa setiap ketikan yang dilakukan akan jatuh pada titik ketikan yang berbentuk V terbalik.

-       Pemegang kabel dan kartu : Gunanya untuk menekan / memegang kabel kartu atau pun amplopdenga baik dan merapat pada rol.

-       Pemegang pita mesin : Terletak dibagian tengah dari penuntun titik pengetikan. Gunanya untuk menyngkutkan / memegang pita mesin tik.

-       Pengatur mesin : Terletak pada kerngka mesin tik bertanda warna kecil : hitam, merah, dan putih.

-       Penuntun baris : Gunanya sebagai pedoman baris ketikan dan ukuran kuantitas baris ketikan.

3) Papan Tuts : terletak pada papan tuts jumlah tuts ini banyak dan tersusun dalam empat baris vertikal terdiri dari 26 huruf, tuts angka terdiri dari 1 s/d 9 dan  angka 0 serta tuts tanda angka dan tanda – tanda lain.

Mesin ketik elektronik yang dihubungkan dengan komputer

Mesin ketik dapat dihubungkan dengan komputer mikro, berfungsi sebagai pencetak atau terminal masukkan (input terminal). Sebagian besar pabrik mesin ketik menyediakan fasilitas ini. Microwriter hanya memiliki enam tombol dan berukuran 9 x 4 inci. Tombol-tombolnya terpasang untuk digunakan jari-jari pada satu tangan. 


Pada bagian atasnya terdapat peraga kristal cair 14 karakter dan pada masing-masing ujungnya terdapat soket untuk dihubungkan dengan TV atau monitor, pencetak, tape-recorder dan adaptor listrik. Untuk memperolah huruf atau angka, dua tombol harus ditekan sekaligus. Untuk mendapatkan tanda baca dan perintah pengelohan kata terdapat empat tombol shift. Memori sekitar 8 KB dan dapat menyimpan sekitar 5 halaman naskah ketik berukuran A4. kecepatannya sekitar 50 kata per menit. Hubungan TV (TV interface) diperlukan untuk memperagakan hingga 24 baris teks sekaligus dan hingga 60 karakter pada setiap baris. Ini merupakan sistem fortabel yang berguna dan dapat digunakan orang tanpa perlu bersusah payah.

2. Mesin Hitung Elektronik (Elektronik Calculating Machine)

Mesin hitung elektronik memiliki fungsi yang sama seperti mesin hitung manual/ listrik, yaitu untuk melakukan operasi hitung ( +, – x, : ) juga dapat melakuakn perhitungan-perhitungan lainnya dalam bidang matematika, statistika maupun perhitungan-perhitungan bisnis.

Ciri- cirinya :

• Tenaga penggerakannya menggunakan sinar matahari, batrei dan listrik.
• Komponen dan cara kerja mesinnya elektronik
• Hasil perhitungan (output), cepat dan mudah dilakukan
• Bentuk kecil dan ringan.

Adapun jenis- jenis mesin hitung elektronik dapat dilihat berdasarkan,

a.   Berdasarkan Tenaga Penggerakannya

• Solar powered calculator : Pengoperasiannya dengan cara membuka tutupnya dan bila tidak dioperasikan, tutuplah.
• Solar/ batrei powed caliculator : Pengoperasiaannya dengan baterei / sinarmatahari
• batrei powerd caliculator : Pengoperasiaannya dengan batrei
• Battery/electirc powered calculator : Pengoperasiannya dengan batrai kering atau listrik.
• Electric powered calculator : Pengoperasiannya dengan tenaga listrik.

b.    Berdasarkan bentuk dan ukurannya

·         Card calculator: Bentuknya kecil, tipis dengan tombol rata dengan permukaan.

·         Wallet calculator : Bentuknya kecil dan dilengkapi dengan tutup lapitan seperti dompet.

·         Hand calculator : Bentuknya kecil dan dilengkapi dengan tutup plastik seperti kantong.

·         Semi dektop calculator : Bentuk besar dipergunakan di atas meja.

·         Desktop calculator : Bentuk besar, dan dipergunakan di kantor-kantor.

c.    Berdasarkan penggunaanya

·         Financial/bussiness calculator : Memuat tombol (ombo) yang spesifik untuk perhitungan bisnis atau finansial.

·         Scientific calculator’ : Memuat tombol yang spesifik untuk perhitungan matematis.

·         Office calculator : Dipergunakan di kantor-kantor

d.    Berdasarkan penampilan hasilnya

·         Non pointing calculator : Hasil perhitungannya hanya tampak pada display.

·         Printing calculator : Hasil perhitungan tampak pada display dan tercetak pada kertas hitung.

e.    Berdasarkan kemampuan operasinya (banyaknya digit). Mulai dari 8, 10, 12, 14 dan 16 digit.

3.  Cash Register

Cash register merupakan mesin pencatat transaksi kas, biasanya dipergunakan di toko-toko atau super market. 

Ciri-cirinya :

1. Komponen dan cara kerja mesinnya elektronik.
2. Tenaga penggeraknya menggunakan listrik.
3. Bisa dipergunakan (tipe tertentu) untuk menampakan nama barang pada display.
4. Bisa digabung dengan cash register lain atau dengan komputer.
5. Bisa digunakan 1-8 kasir dengan pencacatatan terpisah
6. Memiliki 1-30 departemen paad satu mesin.

Jenis-jenis cash register ini dapat dilihat berdasarkan:

1. Sistem operasinya

·         Cash register terdiri sendiri (stand alone)

·         Cash register yang dapat digabung dengan cash register lainnya.

·         Cash register satu kelompok kerja yang dikendalikan oleh induk (local area network)

2. Banyaknya departemen.

·         Cash register kecil (1-8 depertemen)

·         Cash regsiter sedang (10-20 departemen)

·         Cash register besar (lebih dari 20 departemen)

3. Berdasarkan banyaknya kasir (operator)

·         Cash register untuk 1 kasir

·         Cash register untuk 4 kasir

·         Cash register untuk 8 kasir

Komponen mesin Cash Register

1.    Layar belakang (untuk pembeli)

2.     Layar depan (untuk operator)

3.    Keyboard : pada papan kunci ini terdapat kelompok tombol fungsi, tombol angka dan tombol departemen.

4.    Laci Uang (Cash drawer) : Memuat petak-petak untuk meyimpan uang (dikelompokkan) berdasarkan kelompok uang sejenis (ratusan, ribu dan seterusnya).

5.    Mode Kunci

6.    Kunci kasir (elerk loek) : memuat 4 kasir dan untuk tiap kasir memiliki anak kunci (satu lubang untuk dua kasir.)

7.    Kunci On- Off (receip on-off switch) 
     Pada posisi on, transaksi tercetak pada bukti penerimaan (kertas receipt) dan kertas jurnal                      Sedangkan  pada posisi off, transaksi hanya masuk/tercetak pada kertas jurnal.

8.    Kunci tutup pencetak (printer cover lock) : berfungsi untuk membuika menutup pencetak derngan menggunakan anak kunci

9.    Tanda terima dan jurnal (receipt and journal)

10.  Tutup pencetak (printer cover)

REFERENSI

Blogspot Islib. 2014. “Alat Elektronik Tec Mah 215” : Bali. http://www.lslibblogspot.com/alatelektronik/171950/Tec-Ma-215.html  (05 Maret 2015)

Ilmu Administrasi, “ Mesin Elektronik dan Komponennya” http://www.ilmuadminstrasi.wordpress.com./mesinelektronik/dan/komponen.html  (06 Maret 2015) 

Blogspot Ide Kreatif. Mei 2013. “Makalah Bagian-Bagian dan Fungsi Mesin”.

http://idekreatif.blogspot.com/2013/05/makalah-bagian-bagian-dan-fungsi-mesin.html  (06 Maret 2015)

M. Geogfrecy, dkk, MANAJEMEN PERKANTORAN, Binarupa, Bandung 1991

Anneahira, 2012. “Mesin Ketik Elektronik”.

http://www.anneahira.com/2012/mesin-ketik-elektronik.html  (06 Maret 2015)