OTOMATISASI KANTOR

Dalam perkantoran, Otomatisasi adalah suatu sistem perkantoran yang secara formal dan informal yang berhubungan dengan media komunikasi antar individu dalam perusahaan atau luar perusahaan . Dengan adanya otomatisasi ini sangat membantu antar individu dalam hal berkomunikasi .

Kategori si pemakai OA:

1. Manajer:    adalah orang yang berwenang dalam mengatur segala sesuatu yang ada di dalam perusahaan    ataupun institusi. ia juga bertanggung jawab penuh dalam pekerjaannya sehingga apabila terdapat kesalahan dialah yang akan menanggung segala resikonya

2. Sekretaris: suatu profesi seseorang yang melaksanakan tugasnya dalam ketatausahaan dan membantu pekerjaan seorang pimpinan dalam mengatur perusahaan

3. Professional: orang yang mampu menyumbangkan keilmuannya dalam membantu tugas yang ada di perkantoran. serta mampu memecahkan permasalahan yang terjadi di dalam perkantoran tersebut.

4. pegawai admin: tugas dari profesi ini adalah membantu pekerjaan seorang sekretaris seperti memfotocopi, membetulkan mesin-mesin perkantoran maupun melayani customer

KONSEP-KONSEP (OK) Otomatisasi Kantor: 
      ·         Proses yang terjadi diperkantoran seperti halnya proses manufaktur selalu mengarah ke otomatisasi

·         OK berevolusi dari aplikasi-aplikasi yang terpisah dan tanpa rencana menuju aplikasi yang terencana dan terpadu.

·         OK memudahkan penerimaan dan pengiriman informasi

·         OK memberikan keuntungan lebih besar melalui pengambilan keputusan yang lebih baik

·         OK sebagai pelengkap bagi metode komunikasi tradisional bukan sebagai pengganti

Berikut adalah gambar OA

Keterangan Gambar

1)      Karena OA tidak memiliki mengelola data, penggunaan database dibatasi pada isi informasi.

2)      Informasi berfungsi sebagai input bagi aplikasi OA berbasis komputer

3)      Pemecah masalah lain berada ditengah-tengah garis yg memisahkan perusahaan dengan lingkungan.

4)      Model ini juga mencerminkan penggunaan aplikasi OA berbasis non-komputer seerti konferensi video dan audio

v  Otomatisasi perkantoran mempunyai beberapa tujuan yaitu :Penggabungan penerapan tekonologi,Memperbaiki proses pelaksanaan pekerjaan di kantor,meningkatkan produktifitas dan efektivitas pekerjaan,pendapatan yang lebih tinggi dengan biaya yang lebih murah,cara otomatisasi kantor berkontribusi pada komunikasi ke dan dari manajer membuatnya sangat cocok diterapkan untuk memecahkan masalah.

Personal PC Personal Computer adalah seperangkat komputer yang digunakan oleh satu orang saja / pribadi. Biasanya komputer ini adanya dilingkungan rumah, kantor, toko, dan dimana saja karena harga PC sudah relatif terjangkau dan banyak macamnya. Fungsi utama dari PC adalah untuk mengolah data input dan menghasilkan output berupa data/informasi sesuai dengan keinginan user (pengguna). . Elemen-elemen tersebut adalah :

1.    Hardware (perangkat keras)Hardware adalah sekumpulan komponen perangakat keras komputer yang secara fisik bisa dilihat, diraba, dirasakan. Software (Perangkat Lunak)

2.    Software ( perangkat lunak ) Software adalah program yang berisi instruksi/perintah sebagai pelantara yang menghubungkan (menjembatani) antara hardware dan brainware (perangkat manusia) sehingga dapat menghasilkan informasi yang diinginkan brainware.   

3.    Brainware (Perangkat Manusia/pengguna/user) .Brainware adalah perangkat yang mengoperasikan dan menjalankan perangkat lunak yang ada didalam komputer.

ü  Email adalah suatu media untuk berkomunikasi dengan antar invidu seperti surat menyurat tetapi elektronik . Dengan adanya email dapat mempermudah dalam mengiris sesuatu seperti tugs , hal hal penting lainnya dan mempercepat proses pekerjaan dalam perkantoran .

ü   Teleconference atau telekonferensi atau teleseminar adalah komunikasi langsung di antara beberapa orang yang biasanya dalam jarak jauh atau tidak dalam satu ruangan dan dihubungkan oleh suatu sistem telekomunikasi.

ü  Macam macam aplikasi Otomatisasi perkantoran : Word processing , electronic mail , voice mail , electronic calendaring , audio conferencing video conferencing, computer conferencingfacsimile transmission, video text,image storage and retrieval , desktop publishing .

ü   Manfaat dari OA sendiri yaitu : Otomatisasi perkantoran merupakan hubungan dari berbagai komponen dalam menangani informasi; mulai dari input hingga distribusi dengan memanfaatkan bantuan teknologi secara optimal dan campur tangan manusia secara minimal. Manfaat yang diperoleh perusahaan dalam pemanfaatkan sistem otomatisasi perkantoran :

1.  Menyelesaikan pekerjaan kantor dengan lebih cepat

2.  Mengurangi kebutuhan akan staf dalam jumlah besar

3.  Memerlukan sedikit tempat menyimpan data

4.  Beberapa orang dapat memperbarui data secara bersamaan dalam hal perubahan jadwal

Referensi :

Alimatussaumi, Maghfira. 2012. Perkembangan IT Terbaru. (http://meghfira-alimatus.blogspot.com/2012/05/perkembangan-it-terbaru.html, diakses 24 Maret 2015)

Bhavati, Anugerah. 2014. Pengertian Otomatisasi Perkantoran.

(http://anugerahdino.blogspot.com/2014/10/pengertian-otomatisasi-perkantoran.html, diakses 22 Maret 2015)

Tasha, Diana. 2014. Otomatisasi Perkantoran. (http://tashamanagement.blogspot.com/2014/11/otomatisasi-perkantoran.html, diakses 22 Maret 2015)