Alat Komunikasi Kantor

         Dengan perkembangan zaman dan kemajuan teknologi, saat ini komunikasi dalam kantor lebih banyak menggunakan peralatan atau mesin komunikasi. Penggunaan peralatan atau mesin komunikasi akan membuat komunikasi berlangsung lebih cepat dan efisien. Peralatan atau mesin-mesin komunikasi yang ada dalam kantor inilah yang disebut dengan pesawat kantor. Jadi, pesawat kantor adalah semua mesin komunikasi yang berfungsi sebagai alat untuk mengadakan komunikasi, baik di lingkungan internal maupun dengan lingkungan eksternal perusahaan. Berikut adalah beberapa alat komunikasi yang sering terdapat di kantor.

1. Interkom

Interkom (dalam bahasa Inggris: Intercom) merupakan kepanjangan dari intercommunication device atau peralatan komunikasi internal. Interkom merupakan sebuah sistem komunikasi elektronik yang ditujukan untuk pembicaraan, pengumuman, atau proses komunikasi yang terbatas. Interkom sering disebut juga interphone atau intertelepon. Interkom tersambung melalui kabel yang disebut kabel Beudrat. Kabel ini berfungsi untuk menyalurkan suara dari pesawat interkom yang satu ke pesawat interkom lainnya.

Interkom bisa digabungkan dengan alat komunikasi lainnya seperti telepon, telepon genggam, walkie-talkie atau sejenis alat yang sistemnya serupa memiliki hubungan dengan listrik. Interkom juga dapat berupa perpaduan mikrofon, dan sebuah papan pengawas. Orang-orang yang bekerja langsung di lapangan biasanya menggunakan alat untuk berkomuniksai satu sama lain. Alat ini dikenal dengan nama handy talkie (HT) yang didalamnya terdapat interkom.

2. Telepon

Telepon merupakan alat komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan pesansuara (terutama pesan yang berbentuk percakapan). Kebanyakan telepon beroperasi dengan menggunakan transmisi sinyal listrik dalam jaringan telepon sehingga memungkinkan pengguna telepon untuk berkomunikasi dengan pengguna lainnya.

Macam-macam pesawat telepon, antara lain:

a.  Pesawat tunggal yaitu pesawat yang biasanya digunakan di rumah-rumah.

b. PMBX (Private Manual Brand Xchange) yaitu pesawat telepon yang pengoperasiannya melalui operator/

c. PABX (Private Automatic Brand Xchange) yaitu pesawat telepon yang pengoperasiannya secara langsung atau tanpa melalui operator.

3. Telepon Genggam (Handphone)

Telepon genggam (telgam) atau telepon seluler (ponsel) atau handphone (HP) adalah perangkat telekomunikasi elektronik yang mempunyai kemampuan dasar yang sama dengan telepon konvensional saluran tetap, namun dapat dibawa ke mana-mana (portabel/mobile) dan tidak perlu disambungkan dengan jaringan telepon menggunakan kabel (nirkabel/wireless). Saat ini, Indonesia mempunyai dua jaringan telepon nirkabel yaitu sistem GSM (Global System for Mobile Telecommunications) dan sistem CDMA (Code Division Multiple Access). Badan yang mengatur telekomunikasi seluler Indonesia adalah Asosiasi Telekomunikasi Seluler Indonesia (ATSI).

4. Switch Board

Alat komunikasi yang terdiri atas papan panel yang lebar, di dalamnya terdapat sakelar-sakelar dan instrument lainnya yang berfungsi untuk menyampaikan isyarat dari tempat yang satu ke tempat yang lain.

5. Pengeras Suara Telepon (Loudspeaking Thelepone)

Alat ini digunakan untuk memperbesar volume suara telepon. Keuntungan yang diperoleh dengan alat ini yaitu:

a.  Meningkatkan kemampuan kerja

b.  Meningkatkan efesiensi kerja

c.  Menerima telepon tanpa harus meninggalkan pekerjaan yang ada.

6. Mesin Penjawab Telepon (Answering Machine)

Sebuah alat yang diintegrasikan ke sebuah telepon. Jika telepon tak menjawab setelah berbunyi beberapa kali, mesin penjawab telepon akan mengirim pesan kepada penelepon. Penelepon dapat meninggalkan pesan (setelah suara tit). Mesin penjawab telepon berbeda dengan voicemail yang berpoko pada jaringan. Mesin penjawab telepon dapat dipasang di rumah atau dikantor.

Awalnya, mesin penjawab telepon menggunakan tape (versi kaset audio yang lebih kecil). Sekarang, sebagian besar sistem menggunakan RAM untuk menyimpan pesan dan teks prarekam. Banyak sistem yang memungkinkan mendengarkan pesan yang ditinggalkan dengan bersuara di mesin penjawab. Mesin penjawab juga memiliki sistem penghemat harga: jika tiada pesan, bunyi telepon akan lebih sedikit.

7. Mesin Dikte (Dictaphone)

Mesin dikte  adalah mesin perekam atau pencatat suara yang hasil dari rekaman tersebut dapat diulang kembali sehingga apa yang dibicarakan menjadi lebih jelas. Nama lain dari mesin dikte adalah mesin imla dan mesin ini terdiri dari dua jenis mesin yaitu dictating machine sebagai unit perekam dan transcribing sebagai unit pelatihan.

Mesin dikte atau diktafon adalah mesin kantor yang memiliki kegunaan untuk merekam atau mencatat suara dari yang diktekan oleh seseorang di dalam ruangan baik itu oleh pejabat maupun manajer yang kemudian hasil rekaman itu diulang kembali (playback) secara perlahan, sehingga bisa dicatat oleh pegawai  lainnya yaitu bawahannya atau sekretaris.

8. Teleks

Jaringan Teleks adalah jaringan teleprinter mirip dengan jaringan telepon yang berfungsi mengirim pesan berbasis teks. Jaringan ini menyediakan media umum pertama untuk komunikasi data internasional dengan menggunakan teknik sinyal standar dan kriteria operasi yang ditetapkan oleh International Telecommunication Union.

9. Faksimile

Faksimile atau biasa dikenal dengan faks, berasal dari kata 'fac simile' (make similar) dalam bahasa latin, yang artinya membuat salinan yang sama dengan aslinya. Dalam bidang yang lain, mesin faksimile juga dapat disebut telecopier. Mesin faks adalah peralatan komunikasi yang digunakan untuk mengirimkan dokumen dengan menggunakan suatu perangkat yang mampu beroperasi melalui jaringan telepon dengan hasil yang serupa dengan aslinya.

Sedangkan Menurut A.G. Pringgodigdo, mesin faksimile adalah sistem transmisi tanpa kawat untuk gambar-gambar dan grafik-grafik dengan cara mengatur sinar cahaya dan foto elektrik sel serta mengubah bagian gelap dan terang dari suatu bahan sehingga dapat dipancarkan dalam suara, lalu pesawat penerima akan mengubahnya kembali seperti aslinya kepada kertas yang telah diolah secara ilmiah. Selain mengirimkan dokumen, mesin faks juga mampu menghantarkan citra foto dengan fasilitas half tone. Mesin faks biasanya terdiri dari modem, mesin fotokopi, alat pemindai gambar, dan alat pencetak data (printer).

10. Internet

Internet (kependekan dari interconnection-networking) adalah seluruh jaringan komputer yang saling terhubung menggunakan standar sistem global Transmission Control Protocol/Internet Protocol Suite (TCP/IP) sebagai protokol pertukaran paket (packet switching communication protocol) untuk melayani miliaran pengguna di seluruh dunia. Rangkaian internet yang terbesar dinamakan Internet. Cara menghubungkan rangkaian dengan kaidah ini dinamakan internetworking ("antarjaringan").

Internet memungkinkan adanya servis terkini (Real-time service), seperti web radio, dan webcast, yang dapat diakses di seluruh dunia. Selain itu melalui Internet dimungkinkan untuk berkomunikasi secara langsung antara dua pengguna atau lebih melalui program pengirim pesan instan seperti Camfrog, Pidgin (Gaim),  Trilian,  Kopete,  Yahoo! Messenger,  MSN Messenger Windows Live Messenger,  Twitter, Facebook dan lain sebagainya.

11. Handy Talkie/Walkie Talkie

Walkie talkie adalah sebuah alat komunikasi genggam yang dapat mengkomunikasikan dua orang atau lebih dengan menggunakan gelombang radio. Kebanyakan walkie talkie digunakan untuk melakukan kedua fungsinya yaitu berbicara ataupun mendengar. Walkie Talkie dikenal dengan sebutan Two Way Radio ataupun radio dua arah, yang dapat melakukan pembicaraan dua arah, berbicara dan mendengar lawan bicara secara bergantian. Walkie talkie dapat digunakan dalam jarak 0,5 Km sampai dengan 2,5 Km tanpa menggunakan biaya pulsa seperti menelpon. Walkie talkie merupakan transceiver, yang dikarenakan ia memiliki two way radios tersebut, alat ini memiliki radio transmitter dan sinyal penerima komunikasi radio.

REFERENSI

Marsiya, Nita. 2013. Materi Menggunakan Peralatan Kantor. http://nitamarsiyablog.blogspot.com/p/materi-menggunakan-peralatan-kantor.html. Dikses 4 Maret 2015 (21.00)

Wikipedia Bahasa Indonesia. 2015. Telepon. http://id.wikipedia.org/wiki/Telepon. Diakses 4 Maret 2015 (21.00)

Planet, Atiq. 2013. Mesin Dikte. http://atiqplanet.blogspot.com/2013/02/dictafon.html. Diakses 4 Maret 2015 (21.00)

Wikipedia Bahasa Indonesia. 2013. Interkom. http://id.wikipedia.org/wiki/Interkom. Diakses 4 Maret 2015 (21.00)

Wikipedia Bahasa Indonesia. 2014. Faksimile. http://id.wikipedia.org/wiki/Faksimile. Diakses 4 Maret 2015 (21.00)

Fauziah, Syifa. 2014. Peralatan Mesin Komunikasi Kantor. http://ziahhh.blogspot.com/2014/01/peralatanmesin-komunikasi-kantor.html. Diakses 21 Maret 2015 (20.00)

Wikipedia Bahasa Indonesia. 2014. Mesin Penjawab Telepon. http://id.wikipedia.org/wiki/Mesin_penjawab_telepon. Diakses 4 Maret 2015 (21.00)

Wikipedia Bahasa Indonesia. 2014. Teleks. http://id.wikipedia.org/wiki/Teleks. Diakses 4 Maret 215 (21.00)

Wikipedia Bahasa Indonesia. 2014. Telepon Genggam. http://id.wikipedia.org/wiki/Telepon_genggam. Diakses 4 Maret 2015 (21.00)

Wikipedia Bahasa Indonesia. 2014. Walkie Talkie. http://id.wikipedia.org/wiki/Walkie_talkie. Diakses 4 Maret 2015 (21.00)

Wikipedia Bahasa Indonesia. 2015. Internet.  http://id.wikipedia.org/wiki/Internet. Diakses 4 Maret 2015 (21.00)